Excelワザ 写真つき社員証(10人分)の作り方手順!

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リクエストが多いので、作り方を伝授致します。
社員証をA4枚に10名分、印刷できます。
1.まず社員人数分の写真を用意。
  Excelの表内のサイズに合わすと、
  約 縦2cm、横3cm位のサイズにしておく。
2.Sheet1のシート名を
  「社員証」にします。
  この社員証シートに社員証の台を作ります。
3.全セル選択→列の幅「1.63」に設定。
  (方眼紙にするため)
4.以下のように作ります。
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  「指名」の横のセルN5~S5は
  セルを結合して均等割付
  「社員番号」「所属部署」の横のセル
  N7~S7,N9~S9は
  セルを結合して左揃えにしておく。
  セルC5~I9はセルを結合して中央揃え
5.これを1列あけて横にコピー
  (B2~T12のデータをV2~AN12にコピー)
  さらに、2行~12行をコピーして
  14行~24にコピー
  26行~36行にコピー
  38行~48行にコピー
  50行~60行にコピー
  これで、10枚の社員証の台ができました。
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6.Sheet2のシート名を「社員名簿」
  にし、社員の名簿一覧表を作ります。
  (20人分の社員名簿を作りました。)
  A列に社員名、B列に写真
  C列に社員コード、D列に所属部署
  今回はA列の社員名を昇順に
  並べておきました。
  (浅田真央が1番上)
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7.範囲に名前を定義していきます。
  1.セル範囲A2~A21を「社員名」
  2.セル範囲A2~D21を「社員名簿表」
  3.セル範囲B2~B21の
  写真が入っているセルに
  それぞれの社員名を名前定義します。
  例えば、B2は浅田真央のように
  B2~B21、一人ずつ20人の名前を定義します。
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8.社員証シートのセルN5(氏名の横のセル)に
  社員名をリストから入力できるように
  データの入力規則で設定します。
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  これで、リストから氏名が入ります。
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  残り9枚の社員証にも
  同様にリストから入るように設定。
  10枚の社員証にすべてリストから
  氏名を選択しておいてください。
9.ここで、また、
  リストから氏名が入るようになったセルN5に
  「個別社員名01」という名前を定義します。
  同様に残り9枚の社員証の
  氏名が入るようになったセルにも名前を定義します。
  (セルAH5は「個別社員名02」、
   セルN19は「個別社員名03」、
   セルAH19は「個別社員名04」…
   のように「個別社員名10」まで
  名前定義します。
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10.社員番号、所属部署名は
  IF関数と、VLOOKUP関数で出します。
  社員番号N7に入る式
  =IF(個別社員名01="","",VLOOKUP(個別社員名01,社員名簿表,3,FALSE))
  所属部署名N9に入る式
  =IF(個別社員名01="","",VLOOKUP(個別社員名01,社員名簿表,4,FALSE))
  同様に残り9枚の社員証に
  式を入れます。
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※これで、社員名をリストから選択すると、
社員番号、所属部署名が出るようになりました。

さて、ここからが、
氏名を選ぶと、写真が表示されるワザ!
11.名前の定義を開きます。
   新規作成で、
   名前:「社員画像01」
   参照範囲:=INDIRECT(個別社員名01)
   参照範囲に関数式を入れます。
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  同様に社員画像02~社員画像10
  までの名前を定義し、
  それぞれの参照範囲に
  =INDIRECT(個別社員名02)~10
  の数式を入れます。
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12.社員名簿シートの
  B列最初の社員の写真をコピー
  (浅田真央)
13.社員証シートの
   写真を表示するセルC5に貼り付け。
   残り9枚の社員証にも、貼り付ける。
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14.社員証1枚目のセルC5に貼り付けた、
   写真を選択した状態で、
   数式バーに
  「=社員画像01」と入力。
15.同様に2枚目以降の社員証の
  写真を選択した状態で、
  数式バーに
  「=社員画像02~10」と入力。
  すると、氏名に合った写真が表示されます。
  ※多少ずれるので、
  枠内に収まるように、
  図のトリミングで
  調整してください。
完成!
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リストから氏名を選ぶと、
写真も変わるでしょう?

久々の大作!
反響待ってますよ~~(^_-)-☆
MFさん、20~30人の従業員数なら
これでいけませんかね?

※補足
印刷して、再検討.
用紙の上下の余白を
「上0.5cm、下0cm」にし,

それぞれの社員証の最終行の
行の高さを「24」ポイント
(12,24,36,48,60行目)
行の上下の配置を
上揃えにして、

下から3行目
(10,22,34,46,58行目)
を「22」ポイント
行の上下の配置を
下揃え
にすると、名刺サイズの
大きさになりました。
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by school-pc | 2013-04-22 12:50 | Comments(0)