Excelワザ_写真付き社員証の作成-3
3年前の記事にコメントが付いたので、
写真付き社員証の作り方をもう一度UPします。
社員10人分、Excel2013バージョンで作成。
★まず、写真を用意します。
(社員証に表示する大きさによりますが、
今回の写真は大体 縦22mm、横17mm位です。)
(例)お手軽な方法として、Wordとペイントを使って、
サイズを22×17mmの大きさの写真にしてみます。
1.PDFの履歴書の写真の部分をコピーします。
(マウスで写真を囲んで、右クリック→画像をコピー)
4. 22mm×17mmの大きさの四角形に合わせて、
写真をトリミング、縮小します。
ペイントに貼り付けます。
6.名前を付けて、保存します。
(jpg形式で保存しました。)
10人分の写真を用意しました。
Excelワザ_写真付き社員証の作成
1.「社員名簿シート」に
A列:「社員コード」
B列:「社員名」
※名前の定義で、スペースは使えないので、
姓と名との間にスペースは入れません。
C列:「所属部署名」
D列:「写真」
のリストを作成。
2行目以降の行の高さは「70」にしました。
D列の写真は、セル内に
挿入→画像で入れます。
社員が増減しても対応できるように
「OFFSET関数」を使って、範囲を可変にします。
「社員コード」は
=OFFSET(社員名簿!$A$2,0,0,COUNTA(社員名簿!$A:$A)-1,1)
「社員名」は
=OFFSET(社員名簿!$B$2,0,0,COUNTA(社員名簿!$B:$B)-1,1)
「所属部署名」は
=OFFSET(社員名簿!$C$2,0,0,COUNTA(社員名簿!$C:$C)-1,1)
「写真」は
=OFFSET(社員名簿!$D$2,0,0,COUNTA(社員名簿!$D:$D)-1,1)
「社員名簿表」は
A列~D列を選択し、定義しておきます。
=社員名簿!$A:$D
写真が入っているD列の「それぞれのセル」に
社員名を定義します。
例えば、セルD2は「山田花子」D3は「山本和夫」…のように。
EXCELシートを方眼紙にします。
全セル選択をクリック→列幅を「1.63」にします。
適当にデザインし、社員証を作成。
社員コードの隣の枠:セルH4:M4はセルを結合し中央揃え
社員名の隣の枠:セルH6:M6はセルを結合し均等割り付け
所属部署名の隣の枠:セルH8:M8はセルを結合し均等割り付け
写真枠:セルO4:R8はセルを結合し中央揃え
4.社員コードがリストから選択できるようにしておきます。
セルH4にデータの入力規則
写真コードの横の枠には、
▼がついて、リストから選択するだけでOK。
IF関数とVLOOKUP関数を使って。
セルH6には、
=IF(H4="","",VLOOKUP(H4,社員名簿表,2,FALSE))
セルH8には
=IF(H4="","",VLOOKUP(H4,社員名簿表,3,FALSE))
すると、社員名と所属部署名が表示されました。
7.社員コードが入ると、社員名が表示されるセルH8に
「社員名01」という名前を定義します。
同様に、コピーした
セルAB6に「社員名02」と名前定義。
同様に、コピーした分の社員名を01~10まで定義します。
8.名前の定義の新規作成で、
「社員画像01」という名前を定義し、
セル参照範囲ではなく数式を入れます。
=INDIRECT(社員名01)
同様に、
「社員画像02」は
=INDIRECT(社員名02)
同様に「社員画像10」まで定義する。
9.社員名簿の1人目の写真をコピーします。
コピーした残りの社員証にも貼り付けます。
「山田花子」が10人分貼りつきました。
11.社員証1人目の写真を選択している状態で、
数式バーに「=社員画像01」と入力。
数式バーに「=社員画像02」と入力。
同様に、10人分入力します。
12.社員コードを10人分、変えてみます。
すると、社員と合致した写真が表示できます。
あとは、画像の線を消したり、
枠線を非表示にしたり、体裁を整えてください。
A4用紙に10枚の社員証が印刷できます。
社員名簿の社員は増減しても
「OFFSET関数」を使って範囲を可変になっているので、対応できます。
3年前のブログのコメント欄に質問があったので、もう一度作ってみましたが、うまくいきました。
うまくいかない原因として考えられるのは、社員名と参照先の名前が合致しないと参照エラーになるので、
社員名簿を作成したときに、姓名の間にスペースを入れていませんか?
名前の定義にはスペースは使えないので、
姓と名の間にスペースを入れずに、社員名簿を作ってください。
by school-pc | 2018-05-05 15:31 | Comments(0)