京都ビジネス学院 舞鶴校

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富久貴の滝

夜久野町に入ってトンネルを抜けて
最初の信号をどんどん…8km…
ありました、知る人ぞ知る
「富久貴の滝」
なかなか、姿の良い滝です。
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花、はな…

バラの季節ですね、
うちの庭にも色々な花が…(^^♪
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ご近所のばら、毎年綺麗に咲かせておられます。
白露錦という樹も素晴らしい!
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Excelワザ_写真付き社員証の作成-3

3年前の記事にコメントが付いたので、
写真付き社員証の作り方をもう一度UPします。

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社員10人分、Excel2013バージョンで作成。

★まず、写真を用意します。
 (社員証に表示する大きさによりますが、
 今回の写真は大体 縦22mm、横17mm位です。)

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(例)お手軽な方法として、Wordとペイントを使って、
 サイズを22×17mmの大きさの写真にしてみます。

1.PDFの履歴書の写真の部分をコピーします。
 (マウスで写真を囲んで、右クリック→画像をコピー)

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 2.写真をWordに貼り付けます。
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3.Wordで、22mm×17mmの大きさの四角形を描きます。
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4. 22mm×17mmの大きさの四角形に合わせて、
 写真をトリミング、縮小します。

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5. 22mm×17mmの大きさになった写真をコピーし、
 ペイントに貼り付けます。
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6.名前を付けて、保存します。
(jpg形式で保存しました。)
 10人分の写真を用意しました。

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Excelワザ_写真付き社員証の作成

1.「社員名簿シート」に
 A列:「社員コード」
 B列:「社員名」
 ※名前の定義で、スペースは使えないので、
 姓と名との間にスペースは入れません。

 C列:「所属部署名」
 D列:「写真」
のリストを作成。
2行目以降の行の高さは「70」にしました。
D列の写真は、セル内に
挿入→画像で入れます。

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2.名前の定義-1
 社員が増減しても対応できるように
 「OFFSET関数」を使って、範囲を可変にします。
 「社員コード」は
 =OFFSET(社員名簿!$A$2,0,0,COUNTA(社員名簿!$A:$A)-1,1)
 「社員名」は
 =OFFSET(社員名簿!$B$2,0,0,COUNTA(社員名簿!$B:$B)-1,1)
 「所属部署名」は
 =OFFSET(社員名簿!$C$2,0,0,COUNTA(社員名簿!$C:$C)-1,1)
 「写真」は
 =OFFSET(社員名簿!$D$2,0,0,COUNTA(社員名簿!$D:$D)-1,1)

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2.名前の定義-2
 「社員名簿表」は
 A列~D列を選択し、定義しておきます。
 =社員名簿!$A:$D
 写真が入っているD列の「それぞれのセル」に
 社員名を定義します。
 例えば、セルD2は「山田花子」D3は「山本和夫」…のように。
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3.社員証シートの作成
 EXCELシートを方眼紙にします。
 全セル選択をクリック→列幅を「1.63」にします。
 適当にデザインし、社員証を作成。
 社員コードの隣の枠:セルH4:M4はセルを結合し中央揃え
 社員名の隣の枠:セルH6:M6はセルを結合し均等割り付け
 所属部署名の隣の枠:セルH8:M8はセルを結合し均等割り付け
 写真枠:セルO4:R8はセルを結合し中央揃え
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4.社員コードがリストから選択できるようにしておきます。
 セルH4にデータの入力規則

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写真コードの横の枠には、
▼がついて、リストから選択するだけでOK。

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5.社員名と所属部署名は
 IF関数とVLOOKUP関数を使って。
 セルH6には、
 =IF(H4="","",VLOOKUP(H4,社員名簿表,2,FALSE))
 セルH8には
 =IF(H4="","",VLOOKUP(H4,社員名簿表,3,FALSE))
 すると、社員名と所属部署名が表示されました。 
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6.10名分コピーします。
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7.社員コードが入ると、社員名が表示されるセルH8に
 「社員名01」という名前を定義します。

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 同様に、コピーした
 セルAB6に「社員名02」と名前定義。
 同様に、コピーした分の社員名を01~10まで定義します。
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8.名前の定義の新規作成で、
 「社員画像01」という名前を定義し、
 セル参照範囲ではなく数式を入れます。
 =INDIRECT(社員名01)
 同様に、
 「社員画像02」は
=INDIRECT(社員名02)
同様に「社員画像10」まで定義する。

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9.社員名簿の1人目の写真をコピーします。

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10.社員証の写真枠で貼り付け。
 コピーした残りの社員証にも貼り付けます。
 「山田花子」が10人分貼りつきました。
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11.社員証1人目の写真を選択している状態で、
 数式バーに「=社員画像01」と入力。 

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 同様に、2人目の社員証の写真を選択している状態で、
 数式バーに「=社員画像02」と入力。
 同様に、10人分入力します。

12.社員コードを10人分、変えてみます。
 すると、社員と合致した写真が表示できます。

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あとは、画像の線を消したり、
枠線を非表示にしたり、体裁を整えてください。 

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上下余白0.5cm、左右余白1.5cmで
A4用紙に10枚の社員証が印刷できます。
社員名簿の社員は増減しても
「OFFSET関数」を使って範囲を可変になっているので、対応できます。
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3年前のブログのコメント欄に質問があったので、もう一度作ってみましたが、うまくいきました。
うまくいかない原因として考えられるのは、社員名と参照先の名前が合致しないと参照エラーになるので、
社員名簿を作成したときに、姓名の間にスペースを入れていませんか?
名前の定義にはスペースは使えないので、
姓と名の間にスペースを入れずに、社員名簿を作ってください。



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