京都ビジネス学院 舞鶴校

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Excelワザ_予定表の作成(土日祝日に色を付ける)

★使用する関数

1.=DATE(年,,日)

DATE関数の引数(カッコ内)に、「年」、「月」、「日」を指定すると、その値がシリアル値に変換されます。

エクセルでは、DATE(デイト)関数を使って、日付を求めることができます。

エクセルの日付は「シリアル値」という値で管理されています。シリアル値は、190011日を「1」として、そこから日付が増えるごとにシリアル値も1ずつ増えていきます。

シリアル値の例:

190012日のシリアル値は「2

201841日のシリアル値は「43191」(190011日から4万日以上がたっているということになります。)

エクセルでは、1つのセルに「2018/4/1」と入力すると、それが自動的に日付と認識され、シリアル値に変換されます。ところが、セルを分けて「2018」、「4」、「1」と入力すると、それぞれ単独の数字として認識されてしまいます。

そこで、DATE関数を利用して、各セルに分断されている数字を日付のシリアル値に変更します。

2.=TEXT(値,表示形式)

「値」として指定された数値を、表示形式付けて変換した結果が返されます。

3.=WEEKDAY(シリアル値,種類)

WEEKDAY関数は、シリアル値に対応した「曜日の数字」を、以下の種類のように表示します。種類は13で指定しますが、指定する種類によって、「戻り値の最初の数字や対応する曜日」が違います。

種類の例:

1(省略)

1:日曜日

2:月曜日

3:火曜日

4:水曜日

5:木曜日

6:金曜日

7:土曜日

2の場合

1:月曜日

2:火曜日

3:水曜日

4:木曜日

5:金曜日

6:土曜日

7:日曜日

3の場合

0:月曜日

1:火曜日

2:水曜日

3:木曜日

4:金曜日

5:土曜日

6:日曜日

4.=INDIRECT(参照文字列) 参照文字列をもとにセルを間接参照する

セル参照を表す文字列を利用して、そのセルの参照を求めます。戻り値として返されるのは、参照先のセルの値ではなく、セル参照であることに注意してください。

<手順>

1.以下のように入力しましょう。

b0186959_10563936.jpg

.セルA1データの入力規則→設定→リスト→20182022までカンマで区切って入力。

セルA1

セルA2

.セルA2データの入力規則→設定→リスト→112までカンマで区切って入力。
b0186959_10585437.jpg
 →「年、月」がリストから選択できるようになります。
b0186959_10594491.jpg
.セルD1に式「="祝日"&A1」と入力。 2022年まで対応します。
b0186959_11073269.jpg
5.セルA4にDATE関数を入れます。
  =DATE(A1,A2,1)と入力。
b0186959_11085582.jpg

6.セルの書式設定→ユーザー定義で「d”にします。

  →「1日」と表示される。
b0186959_11093726.jpg

7.セルA5 =A4+1と入力します。

  オートフィルでA34まで式をコピーします。


8.セル
B4TEXT関数

  =TEXT(A4,"aaa")と入力
b0186959_11104165.jpg
  オートフィルでB34まで式をコピーします。
b0186959_11112768.jpg

★土曜日に水色、日曜日に黄色の色をつけましょう。

9.セル範囲A4C34まで選択します。

10.ホームタブ→スタイルグループ→条件付書式→新しいルール→数式を使用して…
 =WEEKDAY($A4,1)=7……セルの塗りつぶしを水色
 =WEEKDAY($A4,1)=1……セルの塗りつぶしを黄色

b0186959_11141981.jpg

例)=WEEKDAY2018/1/1)→月曜日なので「2」。

土曜日は水色、日曜日は黄色で塗りつぶしができます。

b0186959_11183300.jpg

★さらに、祝日にピンクの色を付けましょう。

11.範囲に名前を付けます。
(Web上の祝日一覧の表を利用しました。)

  祝日シートのセルA3A22→選択
  →名前ボックスで「祝日2018」と入力し、Enter2回(名前の1文字目は数字はだめです。)

  同様に、「祝日2019」「祝日2020」「祝日2021」「祝日2022」を名前定義。

b0186959_11194861.jpg
b0186959_11200442.jpg

12.条件付書式を追加します。

  セル範囲A4C34を選択し、

  →条件付き書式

  →ルールの管理
  →新規ルール

  →数式を使用して…

 =COUNTIF(INDIRECT($D$1),$A4)>=1

INDIRECT関数で返されるセル参照範囲(祝日&2018~2022)の中で、A列に入力されている数字が

1」以上だったら、書式の色を付ける。

b0186959_11260716.jpg
b0186959_11282893.jpg
すると、土日、祝日にそれぞれ色が付きました。
b0186959_11283523.jpg

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Excelワザ_セル内改行の削除→都道府県と市町村に分ける

住所が都道府県と市町村以下が
2行になっている住所録。
最終的に別セルに分けたいので,
まずセル内改行を取りたい。
b0186959_12211496.jpg
1.置換を使います。
「clean関数」でもできるけど、簡単な方法で。
 Ctrl+H→置換ダイアログボックス
 「Ctrl+J」と入力。(何も表示されない(^-^;)
 が、無視して、OK
b0186959_12392971.jpg
すると、
b0186959_12395951.jpg
置換されて、住所が1行になりました。

次に、都道府県と市区町村以下を
それぞれD列とE列に分けて表示したい。
と、ここで、2013からついた新機能の
「フラッシュフィル」を使ってみた。
「東京都」と以下の住所を別々に入力し、
データ→フラッシュフィル
b0186959_16564966.jpg
すると、
b0186959_16581539.jpg

あ~~~、やっぱり規則性がないか(;^_^A
神奈川県、鹿児島県、和歌山県、この3県だけは、
4文字、それ以外は3文字
で取り出さないと、ダメね(^^;
やっぱり、関数か…(^^;

D列に「=IF(MID(C3,4,1)="県",LEFT(C3,4),LEFT(C3,3))」
もし、4文字目が「県」だったら、左から4文字分を取り出す、
そうでなければ、3文字分を取り出す。

E列に「=SUBSTITUTE(C3,D3,"")」
C列の文字列を、D列の文字を検索し、
空白に置き換える。
すると、都道府県以下の文字だけが表示される。

b0186959_17182255.jpg

同じ数の都道府県なら、フラッシュフィルでできるけど、
全国のはダメね、フラッシュフィルの弱点でした(^^;





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Excelワザ_写真付き社員証の作成-3

3年前の記事にコメントが付いたので、
写真付き社員証の作り方をもう一度UPします。

b0186959_15164245.jpg

社員10人分、Excel2013バージョンで作成。

★まず、写真を用意します。
 (社員証に表示する大きさによりますが、
 今回の写真は大体 縦22mm、横17mm位です。)

b0186959_15254889.jpg

(例)お手軽な方法として、Wordとペイントを使って、
 サイズを22×17mmの大きさの写真にしてみます。

1.PDFの履歴書の写真の部分をコピーします。
 (マウスで写真を囲んで、右クリック→画像をコピー)

b0186959_15164955.jpg
 2.写真をWordに貼り付けます。
b0186959_15170228.jpg
3.Wordで、22mm×17mmの大きさの四角形を描きます。
b0186959_15171516.jpg

4. 22mm×17mmの大きさの四角形に合わせて、
 写真をトリミング、縮小します。

b0186959_15172192.jpg

b0186959_15172974.jpg
5. 22mm×17mmの大きさになった写真をコピーし、
 ペイントに貼り付けます。
b0186959_15174236.jpg

6.名前を付けて、保存します。
(jpg形式で保存しました。)
 10人分の写真を用意しました。

b0186959_15254889.jpg




Excelワザ_写真付き社員証の作成

1.「社員名簿シート」に
 A列:「社員コード」
 B列:「社員名」
 ※名前の定義で、スペースは使えないので、
 姓と名との間にスペースは入れません。

 C列:「所属部署名」
 D列:「写真」
のリストを作成。
2行目以降の行の高さは「70」にしました。
D列の写真は、セル内に
挿入→画像で入れます。

b0186959_15311337.jpg
2.名前の定義-1
 社員が増減しても対応できるように
 「OFFSET関数」を使って、範囲を可変にします。
 「社員コード」は
 =OFFSET(社員名簿!$A$2,0,0,COUNTA(社員名簿!$A:$A)-1,1)
 「社員名」は
 =OFFSET(社員名簿!$B$2,0,0,COUNTA(社員名簿!$B:$B)-1,1)
 「所属部署名」は
 =OFFSET(社員名簿!$C$2,0,0,COUNTA(社員名簿!$C:$C)-1,1)
 「写真」は
 =OFFSET(社員名簿!$D$2,0,0,COUNTA(社員名簿!$D:$D)-1,1)

b0186959_15330934.jpg
2.名前の定義-2
 「社員名簿表」は
 A列~D列を選択し、定義しておきます。
 =社員名簿!$A:$D
 写真が入っているD列の「それぞれのセル」に
 社員名を定義します。
 例えば、セルD2は「山田花子」D3は「山本和夫」…のように。
b0186959_15334362.jpg
3.社員証シートの作成
 EXCELシートを方眼紙にします。
 全セル選択をクリック→列幅を「1.63」にします。
 適当にデザインし、社員証を作成。
 社員コードの隣の枠:セルH4:M4はセルを結合し中央揃え
 社員名の隣の枠:セルH6:M6はセルを結合し均等割り付け
 所属部署名の隣の枠:セルH8:M8はセルを結合し均等割り付け
 写真枠:セルO4:R8はセルを結合し中央揃え
b0186959_15342299.jpg

4.社員コードがリストから選択できるようにしておきます。
 セルH4にデータの入力規則

b0186959_15350856.jpg

写真コードの横の枠には、
▼がついて、リストから選択するだけでOK。

b0186959_15352975.jpg
5.社員名と所属部署名は
 IF関数とVLOOKUP関数を使って。
 セルH6には、
 =IF(H4="","",VLOOKUP(H4,社員名簿表,2,FALSE))
 セルH8には
 =IF(H4="","",VLOOKUP(H4,社員名簿表,3,FALSE))
 すると、社員名と所属部署名が表示されました。 
b0186959_15355160.jpg
6.10名分コピーします。
b0186959_15362052.jpg

7.社員コードが入ると、社員名が表示されるセルH8に
 「社員名01」という名前を定義します。

b0186959_15365221.jpg

 同様に、コピーした
 セルAB6に「社員名02」と名前定義。
 同様に、コピーした分の社員名を01~10まで定義します。
b0186959_15372804.jpg

8.名前の定義の新規作成で、
 「社員画像01」という名前を定義し、
 セル参照範囲ではなく数式を入れます。
 =INDIRECT(社員名01)
 同様に、
 「社員画像02」は
=INDIRECT(社員名02)
同様に「社員画像10」まで定義する。

b0186959_15375753.jpg

9.社員名簿の1人目の写真をコピーします。

b0186959_15383594.jpg
10.社員証の写真枠で貼り付け。
 コピーした残りの社員証にも貼り付けます。
 「山田花子」が10人分貼りつきました。
b0186959_15385857.jpg

11.社員証1人目の写真を選択している状態で、
 数式バーに「=社員画像01」と入力。 

b0186959_15392134.jpg
 同様に、2人目の社員証の写真を選択している状態で、
 数式バーに「=社員画像02」と入力。
 同様に、10人分入力します。

12.社員コードを10人分、変えてみます。
 すると、社員と合致した写真が表示できます。

b0186959_15395913.jpg

あとは、画像の線を消したり、
枠線を非表示にしたり、体裁を整えてください。 

b0186959_15405429.jpg
b0186959_15411540.jpg
上下余白0.5cm、左右余白1.5cmで
A4用紙に10枚の社員証が印刷できます。
社員名簿の社員は増減しても
「OFFSET関数」を使って範囲を可変になっているので、対応できます。
b0186959_15414075.jpg

3年前のブログのコメント欄に質問があったので、もう一度作ってみましたが、うまくいきました。
うまくいかない原因として考えられるのは、社員名と参照先の名前が合致しないと参照エラーになるので、
社員名簿を作成したときに、姓名の間にスペースを入れていませんか?
名前の定義にはスペースは使えないので、
姓と名の間にスペースを入れずに、社員名簿を作ってください。



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Excelのショートカット

仕事で必要になったという生徒さん…
Excel基礎編から学習中
ショートカットを使うと、
へぇ~~、便利ですね…(*_*;
ということで、
windows共通のショートカットもたくさんあるけど…
よく使うExcelショートカットを…

1.Ctrl+X  切り取り
2.Ctrl+C  コピー
3.Ctrl+V  貼り付け
4.Ctrl+Z  元に戻す(Undo)
5.Ctrl+S  上書き保存
6. F12    新規保存(名前を付けて保存)
7.Ctrl+1  セルの書式設定ダイアログボックス表示
8.Ctrl+A  全セル選択
9.Ctrl+Enter データ一括入力(選択したセルに同じデータを入力)
10.Shift+ドラッグ  移動挿入

まぁ、おいおい追加しよう(^-^;



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べき乗の計算

前回の平方根の計算で…
生徒さんが
「35の二乗が「35^2」なんや」
なんて、感心してたので…
Excelの初回レッスンで
四則演算の時に教えたよ、
と言っても、忘れてるよなぁ(^-^;
ということで…

nの〇乗の計算は
EXCELの計算式では、
「=n^〇」
(数字→ハットマーク(べき乗記号とも、アクサンシルコンフレックスともいう)
→〇乗したい数字 の順に式を立てます。
例えば、「2」の「8乗」
「=2^8」
=256
(1バイトの情報量)
というふうに計算式を立てます。

で、べき乗を出す関数は
「POWER関数(パワー)」というのがあります。
「=POWER(2,8)」
という式で出すことができます。
b0186959_09241335.jpg
EXCELでなんでも出来ちゃうね(^^ゞ

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ルート√の計算

小6の孫の算数の問題

直角三角形の斜辺の長さを求める

b0186959_16283469.jpg

(結局小学生のレベルでは、

図形を描いて測って求める方法で〇でしたが…(;^_^A)

★エクセルで求めてみましょう。

三平方の定理…

中学生の時習った?…と思う(^-^;

b0186959_16315516.jpg
で、Cの長さを求めるには、

b0186959_16345855.jpg
EXCELで式を立てましょう。

SQRT(スクエアルート)関数を使います。

「35の二乗」+「20の二乗」の平方根

X=SQRT(35^2+20^2)

b0186959_16451874.jpg
で、解は「40.311」


b0186959_16471510.jpg
小6レベルでは、約40m

ということで、いいでしょう。

はぁ、小学生の算数、ムズイ(-_-;)







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SUMIF関数とチェックボックスを使って合計を出す

SUMIF関数、合計する範囲が同じなら、
別の表にある合計範囲でも合計できます。
(複数範囲の選択はうまくできなかった)
b0186959_19321970.jpg
新宿支店の売上実績は:=SUMIF($B$2:$B$11,E2,$I$2:$I$11)
のように、
別の表でも条件に合った合計が求められます。
b0186959_11221431.jpg
★活用★
チェックボックスを作って、
SUMIF関数を使って合計を求めます。
b0186959_19494530.jpg
チェックを入れたところだけを合計することができます。

1.B列に作ったチェックボックスの
 リンク先をI列に作ります。
 例)B2のセルにチェックボックス作成
  →文字は消して、右クリック
  →コントロールの書式設定
  →リンクするセルI2→OK
b0186959_20010219.jpg
2.B列のチェックボックスすべてのリンク先をI列に作成。
b0186959_19542901.jpg
3.チェックを付けたところ=TRUEになった行の価格の行を
 合計すると、合計金額が求められます。
 K2の式:=SUMIF(I2:I18,TRUE,E2:E18)
4.あとは、見せたくない列を非表示にして
 チェックしたものの合計金額が出ます。
b0186959_19494530.jpg

 







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Office2016 閉じるボタン

ちょっと出すのに、手間取ったので…(^-^;
Excelは起動したまま、ファイルだけを閉じたい場合、
クイックアクセスツールバーに
2013までは、「閉じる」ボタンを登録したけれど。
2016では、「ファイルを閉じる」ボタン
を登録しなければならなかった…(^-^;

1.クイックアクセスツールバーのユーザー設定
 →すべてのコマンド
 →「ファイルを閉じる」
b0186959_20152833.jpg
2.すると、クイックアクセスツールバーに登録できます。
b0186959_20160259.jpg
3.これで、Excelは起動したまま、
 個々のファイルを閉じることができます。
 Wordも同様の操作で出来ました。
 ちょいちょい違いはあるね…(^-^;


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Excel2013のバグ?ブックが整列できない。

Excel2013応用のレッスン中
3つのブックが整列できない。
FOM出版のテキスト応用編。
3つのブックを表示→整列
が、うんともすんとも。
上下にも左右にも整列できない。
2つのブックでも整列できない。
何回やっても同じ。…?
ネットでググると、出てきました。


同じ現象…

Windows10やけど、うちは…
こりゃバグやね…

※検証
●Excelを起動して、その中で、ブックを開くと、
整列できない。
●フォルダからダイレクトに、ブックを開くと、
整列できた。
なんでやろ~~??



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Excelワザ_ピープルグラフ

Excel2013から無料でウィンドウズストアから
追加できるアドイン、「ピープルグラフ」
絵グラフですね、
細かい設定はできないけれど、
ビジュアルグラフが出来る、
といううたい文句(^-^;
b0186959_14272342.jpg
1.挿入タブ→アドイン→People Graph
b0186959_14334002.jpg
2.すると、絵グラフが挿入される。
b0186959_14353144.jpg
3.右上の表のアイコンをクリックし、
 タイトルを書き換え、データの選択を押す。
b0186959_14385551.jpg
4.グラフ化したい範囲を選択。
 (年齢区分と数値)
b0186959_14425747.jpg
※離れた範囲の選択をしたら
 ピープルグラフは出来ませんでした。
 項目のすぐ隣に数値データがないとダメみたい…
 だから、項目名をすべてのデータの隣にコピーしました。
b0186959_14482979.jpg
5.右上の歯車の形のアイコンで
 書式を変更できます。
b0186959_14572398.jpg
6.こんな感じで
b0186959_14595397.jpg
7.ピープルグラフをコピーし、
 年ごとにデータを選択し直すと
 複数のピープルグラフが出来ます。
b0186959_15032701.jpg
まぁ、ビジュアル的に目立つグラフが出来るよ… 
という感じかなぁ(^-^;
CS検定にはあんまり関係ないね(;^ω^)



 


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